Vedtægter for Lokalhistorisk forening for Svenstrup Sogn
§ 1
Foreningens navn er Lokalhistorisk forening for Svenstrup Sogn.
§ 2
Foreningens formål er at skabe og udbrede interessen for sognets historie, at være Lokalhistorisk Arkiv for det tidligere Svenstrup Sogn, behjælpelig med at indsamle registrere og på betryggende måde bevare lokalhistorisk materiale og stille det til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
§ 3
Som medlem kan optages alle interesserede.
Foreninger, institutioner og virksomheder kan optages med rettigheder svarende til ét medlemskab.
Stk. 1
Alle medlemmer bliver æresmedlemmer når de fylder 90 år. Desuden kan man blive æresmedlem hvis man har ydet en ekstraordinær indsat for foreningen. Hvornår der er tale om en ekstra ordinær indsats afgøres af bestyrelsen.
§ 4
Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer. der vælges for 2 år af gangen.
3 medlemmer er på valg i ulige år, 4 medlemmer er på valg i lige år. Formand og næstformand kan ikke være på valg i samme år.
Genvalg kan finde sted.
Hvis et medlem udebliver fra bestyrelsesmøde 3 gange i træk, kan suppleanten overtage bestyrelsesposten.
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer er til stede.
Bestyrelsen udpeger en arkivleder. der er ansvarlig for arkivets daglige drift, og at
arkivets samlinger opbevares betryggende og er ansvarlig for registeret.
§ 5
Regnskabet følger kalenderåret.
Revision af årsregnskabet foretages af revisor valgt på den årlige generalforsamling.
§ 6
Tegningsberettiget er formanden og næstformanden.
§ 7
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i årets første kvartal og indvarsles med 14 dages varsel, ved annoncering i de lokale blade eller ved direkte kontakt til medlemmerne.
Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal tilsendes formanden senest 5 dage før generalforsamlingen.
§ 8
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
Hvert medlem har kun en stemme.
§ 9
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simple flertal.
Såfremt et medlem kræver det, skal afstemning foregå skriftligt.
§ 10
Ændringer i vedtægter kræver 2/3 stemmers flertal blandt fremmødte medlemmer.
Forslag til vedtægtsændringer skal fremsendes en måned før generalforsamlingen.
Forslag til vedtægtsændringer skal fremgå af indvarslingen.
§ 11
Dagsorden for generalforsamlingen skal indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent.
- Formandens beretning.
- Kassererens fremlæggelse af årsregnskabet.
- Fastlæggelse af kontingent.
- Valg af bestyrelsesmedlemmer iflg. §4.
- Valg af 2 suppleanter
- Valg af revisor og revisorsuppleant.
- Indkomne forslag.
- § 12
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes. når bestyrelses flertal ønsker det, eller mindst 15 af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom med forslag til dagsorden. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter at begæring herom er fremsat af bestyrelsen.
§ 13
Opløsning af foreningen kan kun finde sted, når 2/3 af de fremmødte medlemmer på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger, afholdt med mindst 2 ugers mellemrum, stemmer herfor.
I tilfælde af opløsning af foreningen anbringes samlingerne efter nærmere aftale med Sønderborg Kommunes Arkiv og Sønderborg Kommunes Lokalhistorisk Arkivsamvirke, således at de er i offentligt eje og tilgængelighed. En eventuel formue tilfalder andet lokalhistorisk arbejde i kommunen efter generalforsamlingens nærmere beslutning.
2025 marts